"Se il Presidente è la mente e la guida del Club, il Segretario ne è la spina dorsale e il cuore operativo: garantisce l'efficienza, preserva le tradizioni, mantiene vivo il senso di appartenenza e traduce la visione in operatività quotidiana."
— Sebastiano Fortugno, RRD A.R. 2026-2027
Il ruolo del Segretario
Il Segretario è il garante della continuità e dell'organizzazione del Club: custode della memoria storica, assicura la corretta gestione dei documenti e delle procedure, affianca il Presidente nelle attività quotidiane e cura i rapporti ufficiali con il Distretto e il Rotary International.
I compiti
- Garante del rispetto delle norme e dei regolamenti di Club e Distretto;
- Gestore delle comunicazioni e dei rapporti interni ed esterni con il Distretto e il Rotary International;
- Redattore delle convocazioni e dei verbali delle Assemblee dei soci e dei Consigli Direttivi;
- Custode dell'archivio, della documentazione storica e del registro dei soci;
- Responsabile degli adempimenti burocratici, amministrativi e del rispetto delle scadenze istituzionali.
Approfondimento dei compiti
1. Garante del rispetto delle norme e dei regolamenti di Club e Distretto
Deve conoscere a fondo lo Statuto e il Regolamento del Club, oltre alle normative distrettuali e del Rotary International. Ha il compito di chiarire eventuali dubbi normativi a soci e aspiranti e di suggerire al Presidente gli aggiornamenti regolamentari necessari per adeguare i testi alle direttive vigenti.
2. Gestore delle comunicazioni e dei rapporti interni ed esterni con il Distretto e il Rotary International
Rappresenta il fulcro informativo del Club nei confronti di soci, ospiti e istituzioni. Cura l'invio tempestivo degli inviti agli eventi, veicola i bollettini e le circolari ufficiali e gestisce il flusso costante di corrispondenza con il Rotary Club partner, il Distretto e il Rotary International.
3. Redattore delle convocazioni e dei verbali delle Assemblee dei soci e dei Consigli Direttivi
Si occupa della stesura e dell'invio formale delle convocazioni per Assemblee e Consigli Direttivi nei tempi previsti (almeno 7 giorni di preavviso). Durante le sedute verifica il raggiungimento del numero legale, verbalizza gli interventi e le votazioni, e redige l'atto ufficiale da sottoscrivere unitamente al Presidente.
4. Custode dell'archivio, della documentazione storica e del registro dei soci
Protegge e organizza la memoria storica del Club conservando l'intero patrimonio documentale. Cura la tenuta ordinata di tutti i verbali approvati, della corrispondenza istituzionale, delle pubblicazioni ufficiali e dei registri aggiornati dei soci, garantendo la continuità nel tempo.
5. Responsabile degli adempimenti burocratici, amministrativi e del rispetto delle scadenze istituzionali
Cura la regolare gestione di tutte le scadenze amministrative e burocratiche dell'anno rotariano, assicurando la continuità operativa del Club. Aggiorna costantemente i dati sui portali ufficiali, supervisiona i versamenti delle quote e coordina i principali adempimenti previsti dal calendario:
| Scadenza | Adempimento |
|---|---|
| 30 giugno | Aggiornamento anagrafica su MyRotary |
| 30 luglio | Comunicazione variazioni legale rappresentante e conto corrente ad Agenzia delle Entrate e banca |
| 30 ottobre | Versamento quote distrettuali |
| 31 gennaio | Versamento quote al Rotary International |
| 1 marzo | Elezione del Presidente per l'anno rotariano successivo |
Risorse di approfondimento e link utili
Per consultare i testi integrali e accedere agli strumenti di gestione, puoi fare riferimento alle seguenti risorse ufficiali:
- https://my.rotary.org/ — Portale ufficiale Rotary International. Piattaforma per l'aggiornamento dell'anagrafica soci, il versamento delle quote internazionali e il download della modulistica ufficiale.
- https://www.rotaract2050.org Sezione "Download" per consultare il Regolamento Distrettuale vigente, i Bandi di Concorso e la modulistica distrettuale.
- https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/ Modulistica per la comunicazione di variazione del legale rappresentante (Codice Fiscale / Partita IVA del Club).