"Nella vita di ogni Club le conviviali e i momenti di incontro rappresentano un momento di fondamentale importanza. Al fine di garantire una corretta organizzazione degli eventi all'insegna della formazione, dell'amicizia e della convivialità, il presente Cerimoniale vuole fornire le linee guida e le indicazioni necessarie per facilitare il Prefetto nello svolgimento delle sue funzioni."
— Guido Bosi, RRD A.R. 2024-2025
Il ruolo del Prefetto
La figura del Prefetto svolge un ruolo fondamentale all'interno del club: deve garantire il rispetto delle regole previste dal Cerimoniale per una corretta organizzazione degli eventi e delle conviviali.
Il Prefetto:
- Deve far fronte a qualsiasi possibile problema organizzativo o logistico, elaborando soluzioni pratiche e di facile realizzazione;
- Dopo il suono della campana e gli inni, i saluti possono essere svolti dal Presidente o dal Prefetto, precedentemente redatti in collaborazione con il Presidente (a discrezione del Presidente);
- Agisce come perfetto padrone di casa dando il benvenuto agli ospiti, assicurandosi che siano rispettate le norme del Cerimoniale e che ciascun invitato sia correttamente posizionato nel rispetto del proprio ruolo.
Suggerimenti utili:
- Valutare il locale in funzione del tipo di evento che si vuole organizzare;
- Scegliere il menù informando il locale di eventuali allergie e intolleranze, e provvedere a stamparlo;
- Definire, insieme al Presidente, la scaletta dell'incontro, che dovrà essere rispettata anche dal personale del locale — è possibile stampare dei cartoncini da fornire ai partecipanti per renderli edotti sul programma;
- Assicurarsi che gli spazi del locale prescelto siano puliti e che i tavoli siano disposti correttamente secondo le indicazioni fornite;
- Indicare negli inviti il "dress code" richiesto, per far sentire ogni invitato a proprio agio; gli inviti vanno inviati per tempo, accompagnati dalle indicazioni per raggiungere il luogo dell'evento;
- Ove siano previsti posti assegnati, preparare i segnaposti per facilitare l'ospite.