L'ordine di disposizione del tavolo presidenziale cambia in base al tipo di evento. Di seguito le quattro situazioni previste dal Cerimoniale.
Conviviale
Ordine di disposizione del tavolo presidenziale in occasione di una conviviale:
- Presidente del Club Rotaract
- Relatore
- Rappresentante Distrettuale
- Consorte del relatore
- Presidente del Rotary Club Partner
- Consorte del Presidente del Rotary Club Partner
- Responsabile Rotaract del Rotary Club Partner
- Segretario Distrettuale
- Altre cariche
- Altre cariche
(prevedere tavoli di rispetto ove necessario)
Il tavolo rettangolare
Il tavolo presidenziale rettangolare va disposto in modo che i commensali non diano le spalle agli ospiti presenti in sala — regola valida anche per il tavolo "a ferro di cavallo", dove lo spazio della sala lo consenta.
Attenzione: in caso di sala con spazio limitato, il tavolo presidenziale deve accogliere almeno: Presidente, Presidenti in interclub, Relatore, Rappresentante Distrettuale e/o Delegato di Zona (o chi ne fa le veci).
Visita del Rappresentante Distrettuale
La visita ufficiale del Rappresentante Distrettuale è uno dei momenti più importanti per il Club.
- È di solito preceduta da una riunione del Consiglio Direttivo di Club con il Rappresentante Distrettuale;
- Il Prefetto può acquistare, a nome e spese del Club, un piccolo dono per il Rappresentante Distrettuale;
- È previsto lo scambio di gagliardetti/guidoncini tra il Rappresentante Distrettuale e il Presidente di Club;
- Al tavolo presidenziale, il Rappresentante Distrettuale siede alla destra del Presidente.
Disposizione del tavolo presidenziale
- Presidente del Club Rotaract
- Rappresentante Distrettuale
- Presidente del Rotary Club Partner
- Consorte del Presidente del Rotary Club Partner
- Presidente Commissione Azione Giovani
- Consorte del Presidente Commissione Azione Giovani
- Delegato Rotary per il Rotaract
- Consulente Rotaract del Rotary Club Partner
- Segretario Distrettuale
- Tesoriere Distrettuale
- Delegato di Zona
N.B. Quando le autorità presenti superano i posti disponibili al tavolo presidenziale, prevedere dei tavoli di rispetto, oppure farle sedere in prima fila e chiamarle singolarmente per un saluto. Ad ogni tavolo di rispetto deve essere presente una persona che rappresenti il Club (es. Past President o Vice Presidente).
Interclub
Il Prefetto del club ospitante è il principale responsabile dell'organizzazione dell'evento in interclub.
- Devono essere esposti gli stendardi di tutti i club partecipanti; negli incontri formali, tutti i Presidenti indossano il collare;
- Il Presidente del club organizzatore siede al centro del tavolo presidenziale: alla sua destra il conferenziere, alla sua sinistra (se presente) il Rappresentante Distrettuale;
- Seguono i Presidenti in interclub, posti alternati a destra e a sinistra, poi le autorità rotariane, poi i presidenti degli altri club presenti in ordine di anzianità di fondazione;
- Anche i passaggi di consegne possono avvenire in interclub: in tal caso i Presidenti coinvolti si dispongono per anzianità di fondazione del club, con il Presidente del club più anziano il più possibile al centro.
Disposizione del tavolo presidenziale
- Presidente del Club Rotaract (organizzatore)
- Presidente del Club in interclub
- Altri Presidenti Rotaract Club presenti
- Rappresentante Distrettuale
- Segretario Distrettuale
- Tesoriere Distrettuale
- Prefetto Distrettuale
- Delegato di Zona
- Altre cariche
- Altre cariche
Passaggio delle consegne
Il Passaggio delle Consegne è l'ultima conviviale dell'anno sociale, durante la quale il Presidente uscente passa il testimone al Presidente entrante.
- Il Presidente uscente occupa il posto centrale al tavolo presidenziale; alla sua destra siede il Presidente entrante, e le altre cariche seguono secondo le precedenze;
- Dopo aver ricevuto il collare dal Presidente uscente, il Presidente entrante prende la parola e presenta la squadra;
- Al termine della conviviale, il martelletto della campana viene impugnato da entrambi i Presidenti.
Disposizione del tavolo presidenziale
- Presidente del Club Rotaract uscente
- Presidente del Club Rotaract entrante
- Rappresentante Distrettuale uscente
- Rappresentante Distrettuale entrante
- Vice Rappresentante Distrettuale uscente
- Vice Rappresentante Distrettuale entrante
- Past Rappresentante Distrettuale
- Rappresentante Distrettuale nominato
- Delegato di Zona uscente
- Delegato di Zona entrante